Tout d’abord, vous devez vous poser quelques questions.

Qui peut se joindre à votre guilde ?

-Toute personne, indépendamment de leurs compétences (quelqu’un qui veut apprendre)

-Des personnes qui ont de l’expérience à faire la courtepointe

-Combien de membres accepterez-vous dans votre guilde

Pourquoi démarrer une guilde?

-Promouvoir la courtepointe

-Partager des livres, des outils, du savoir

-Socialiser

Voici les étapes suivantes :

-Recherchez un lieu de rencontre; parfois votre ville ou votre église vous laissera avoir une salle gratuitement.

-Choisissez un horaire (une fois par semaine, par mois)

-Vos rencontres seront le jour ou en soirée

-Préparez un horaire pour quelques mois (sur quoi allez-vous travailler…projets communautaires, faire venir un professeur)

Pour organiser votre guilde, vous avez maintenant besoin de :

-Un président pour vous guider

-Un trésorier si vous chargez une cotisation annuelle pour couvrir vos coûts d’opération (thé, café, loyer)

-Quelqu’un pour remplacer le président en son absence

-Quelqu’un pour prendre des notes aux réunions

Ces personnes peuvent être élues ou bénévoles. Vous pouvez établir un mandat d’un an au début pour les fonctions ci-dessus.

Trouvez un nom

-Vous pouvez toujours utiliser le nom de votre ville ou localité : « Guilde de courtepointe de ‘nom de la ville’ »

-Vous pourriez trouver un nom qui décrit ce que votre groupe aime faire

-Regarder notre liste de guildes – cliquez ici pour les noms qui sont déjà utilisés

Planifiez vos rencontres

-Vous aurez surement besoin de discuter de certains points pour le bon fonctionnement de la guilde

-Montre et raconte

-Pause pour le café ou pour le dîner

-Horaire

Dès que vous devenez une guilde, vous devez tenir des registres. Gardez une liste à jour des règles et des responsabilités. Celles-ci deviendront la base de vos statuts ou de votre constitution. Chaque fois que quelque chose ne fonctionne pas, décidez ensemble comment aller de l’avant et tenez des registres de vos décisions et actions.

Vous êtes sur la bonne voie pour devenir une guilde – Bonne chance !

N’oubliez pas que Courtepointe Québec est là pour vous aider. Lorsque votre guilde sera bien établie, vous devriez remplir le formulaire d’enregistrement des guildes – cliquez ici – sans frais – afin que nous puissions promouvoir votre guilde et vos activités.

Exemple d’une Charte pour une guilde de courtepointières

NOM DE VOTRE GUILDE

L’association à but non-lucratif a comme objectifs :

1. d’établir et de maintenir l’art de la courtepointe;
2. d’encourager les activités dans le domaine de la courtepointe afin de continuer la progression de nos connaissances;
3. de préserver l’histoire de la courtepointe et promouvoir ses artisans grâce à des rencontres et à la bonne camaraderie de ses membres.
4. de promouvoir un sens de responsabilité sociale envers notre région.

Adhésion :

1. L’adhésion à l’association est ouverte à toutes personnes intéressées à la courtepointe. Les frais sont fixés annuellement par l’Exécutif.
2. Le français et l’anglais sont les deux langues officielles. Femmes et hommes sont admissibles. B. le féminin utilisé dans la charte est également valide au masculin.
3. L’association se limite à 60 membres actifs, sujet à modification.
4. La cotisation couvre la période du 1er septembre au 31 août de chaque année. Les adhésions après janvier sont réduites de moitié.

Réunions :

1. L’association se réunit à intervalles réguliers déterminés par l’Exécutif et approuvés par ses membres.
2. L’Exécutif doit se réunir avant chaque réunion générale.
3. L’assemblée annuelle doit se tenir la première semaine de juin. À cette occasion, les rapports annuels de l’Exécutif sont présentés et doivent être approuvés par ses membres, suivi par l’élection aux postes libérés dans l’Exécutif.

L‘Exécutif :

Présidente, Vice-présidente, Présidente sortante, Secrétaire, Trésorière

Fonctions des membres de l’Exécutif :

1. Présidente: Préside toutes les réunions de l’Exécutif, prépare l’ordre du jour des réunions avec la secrétaire. La Présidente guide l’association pendant son mandat.
2. Vice-présidente: Seconde et exécute les charges déléguées par la Présidente; en l’absence de la Présidente, la Vice-présidente assume toutes les fonctions de la Présidente.
3. Présidente sortante: Agit à titre de consultante auprès de l’Exécutif.
4. Secrétaire: Maintient tous les dossiers de l’association aux réunions, prépare les comptes rendus, s’occupe de la correspondance et préside les réunions en l’absence de la Présidente et de la Vice-présidente. Maintient à jour la liste des noms, adresses et numéros de téléphone des membres.
5. Trésorière: Comptabilise le budget de l’association et s’occupe des fonds par dépôts et retraits autorisés par l’Exécutif; prépare le rapport annuel soumis lors de l’assemblée annuelle en juin, émet les formulaires d’adhésion et reçoit les cotisations des membres.

Élections :

1. Un comité d’élections est nommé par l’Exécutif. Ce comité reçoit les candidatures et les soumet aux membres lors de l’assemblée annuelle afin de procéder à l’élection.
2. Les membres de l’Exécutif sont élus pour un mandat de deux ans.
3. Aucun membre de l’Exécutif ne peut détenir la même fonction pendant plus de deux termes consécutifs.

Finances :

1. L’année fiscale est du 1er septembre au 31 août de chaque année.
2. Les états financiers du terme doivent être accessibles aux membres sur demande.

Statuts et règlements internes :

1. Le quorum de l’association est de 50%  des membres actifs.
2. Les règlements peuvent être approuvés, modifiés ou annulés par un vote majoritaire des 2/3 des membres présents lors de l’assemblée annuelle.
3. S’il n’y a pas quorum, le vote se fera lors de la prochaine réunion peu importe quand, ou par téléphone en cas d’urgence.
4. L’Exécutif peut, à l’occasion, former des comités qu’il considère nécessaires; ces comités sont investis d’un mandat leur permettant de procéder aux activités requises et relèvent directement de l’Exécutif.
5. En cas de démission d’un membre de l’Exécutif, le poste est offert à tous les membres actifs. Lorsqu’un seul membre accepte de postuler, l’Exécutif accepte celui-ci jusqu’à l’expiration du mandat; si plusieurs membres postulent, une élection est requise pour combler le poste vacant jusqu’à l’expiration du mandat.
6. Lors des réunions de l’Exécutif, le quorum est de 3 membres. Chaque membre a droit à un vote. La Présidente brise l’égalité.