Protocole l’assemblée annuelle des membres

Protocole pour être hôte de l’assemblée générale annuelle de Courtepointe Québec

L’assemblée générale annuelle de Courtepointe Québec se tient toujours

le samedi suivant la fin de semaine de l’Action de Grâce.

La réunion a lieu de 8 :30 à 16 :00

 

Responsabilités de Courtepointe Québec

  • Courtepointe Québec couvre les frais attenants à la réservation de la salle qui sera utilisée lors de la réunion, jusqu’à un maximum de 500 $.
  • Courtepointe Québec couvre les coûts pour les breuvages (café, thé, jus…) et les collations, jusqu’à un maximum de 100 $.
  • Courtepointe Québec fournira le système audio nécessaire lors de la rencontre. Courtepointe Québec discutera de la logistique concernant la livraison et l’installation de l’équipement lors de la réunion préparatoire

Responsabilités de la ‘’Guilde’’ hôtesse.

  • Obtenir une salle de rencontre assez grande pour accueillir 200 personnes, marchands et professeurs. Cette salle doit être équipée d’un nombre suffisant de chaises et de tables.
  • La salle de rencontre doit être prête à partir de 7 h ce qui permettra à Courtepointe Québec, aux marchands et professeurs d’installer leurs matériels. Prendre note que le public doit s’être enregistré avant de pouvoir accéder à la salle.
  • Toutes les informations relatives au lieu où se tiendra la rencontre seront fournies aux membres avec directives pour s’y rendre. Ces informations seraient requises pour la mi-juin.
  • Recruter des marchands/vendeurs de fournitures ayant un rapport avec les courtepointes. Leur fournir l’espace et les tables nécessaires à l’installation de leurs marchandises.
  • Recruter des professeurs ‘’de courtepointe’’. Leur fournir l’espace nécessaire avec tables afin qu’ils puissent faire la promotion de leurs cours et la vente de leurs produits. Ces derniers (professeurs) doivent être disposés à voyager à travers le Québec.
  • Exhiber la bannière de Courtepointe Québec bien en vue, dans un endroit bien visible au public. La bannière sera apportée par les membres du Conseil la journée de la rencontre.
  • La courtepointe de tirage doit être mise bien en vue du public. La courtepointe et l’étalage seront fournis et installés par Courtepointe Québec.
  • Fournir un espace bien approprié pour accrocher les bannières des guildes. La guilde hôte est responsable de l’accrochage de toutes les bannières qui lui seront remises par toutes les guildes (participantes) à leur arrivée.
  • Obtenir des prix de présences qui seront tirés lors de la réunion.
  • Avoir suffisamment de volontaires pour aider à la gestion des activités et aux différentes tâches requises au bon fonctionnement de la réunion.
  • La guilde hôte devrait planifier une activité sur les réseaux sociaux afin de stimuler les contacts entre participants (réseautage)
  • La guilde hôte devrait planifier un tirage « « amusant ». Le tirage ‘’Fat Quarter’ est toujours bien populaire auprès des membres.
  • Avoir un (e) bénévole à l’entrée principale qui aidera à l’enregistrement des participants(e)s
  • Toujours joindre les factures aux demandes de remboursements. S.V.P., soumettre vos dépenses au président de Courtepointe Québec.

Bloc Mystère

La guilde hôte choisit un modèle de bloc qui devra être cousu à la main. La guilde hôte prépare le patron d’une courtepointe grandeur Grand-lit accompagné des instructions et choisit la couleur des tissus. Le tissu à être utilisé pour le fond de la courtepointe est acheté et coupé par la guilde hôte. Celui-ci doit être prêt pour être distribué lors de la réunion.

  • La guilde hôte doit fournir les informations concernant le tissu qui sera utilisé pour la fabrication du ‘’Bloc Mystère’’ (mesures, couleur des tissus) et qui sera apporté par les membres lors de la réunion. Voir l’échantillon ci-joint. Courtepointe Québec doit avoir reçu toutes les informations pour le 15 juillet.
  • Avoir un mur de création sur lequel seront exposés les blocs durant la réunion. Ce tableau doit être installé par la guilde hôte.

Monter la salle

Installer une table avec deux chaises à l’entrée de la salle où se fera l’inscription des participant(e)s. Un volontaire doit être présent pour aider la préposée aux inscriptions.

Installer deux tables sur lesquelles sera exposé tout matériel de publicité de l’association de ‘’Courtepointe Québec’’.

Avoir une scène pour le comité de Courtepointe Québec sur laquelle chaises et tables pour 6 personnes du comité sont installées, faisant face à la salle.

Un podium doit être également fourni et installé au côté du comité.

Les prix de présence et celui de la tombola doivent être à la vue du public, exhibés près de la table du comité de Courtepointe Québec.

Show and Tell

Préparer une feuille sur laquelle seront inscrits les noms des personnes qui veulent participer à l’activité ‘Montre et raconte’.

Chaque item de cette activité doit porter les mentions suivantes : le nom de la personne, le nom du projet, le nom de la guilde et une description de l’item présenté.

Toutes les pièces doivent être disposées à un endroit prédéterminé et près du comité de Courtepointe Québec.

Avoir des bénévoles pour assister Courtepointe Québec lors de l’annonce et de la présentation de ces articles.

 

Pour toutes questions, adressez-vous à Denis-Justin Lajoie, président Courtepointe Québec à president@courtepointequebec.com